lunedì 8 giugno 2009

L'amministratore deve consegnare i giustificativi di spesa.


Le spese condominiali sono da sempre una delle fonti maggiori di litigio tra condomini e amministratori.

E i nodi spesso vengono al pettine in questa stagione, quando viene convocata l'assemblea per deliberare sul rendiconto della gestione.

Vediamo quindi di fare chiarezza su quanto succede in questa occasione, a partire dai documenti contabili: il rendiconto annuale (articolo 1135, n.3 del Codice civile); il preventivo di spese e la relativa ripartizione tra i condomini (articolo 1135, n. 2, e articolo 63, comma 1, disposizioni attuazione Codice).

Il rendiconto è l'elencazione degli impegni di spesa assunti dall'amministratore nel corso del suo mandato per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell'edificio e per l'esercizio dei servizi comuni, nonché per gli interventi innovativi o strutturali o di manutenzione straordinaria (articolo 1130, n. 3 del Codice civile).

L'importante è che il rendiconto (come il preventivo) – a pena di invalidità – distingua analiticamente le spese ordinarie da quelle straordinarie (Cassazione, sentenza 15010/2000).

Per la presentazione del rendiconto non è necessario che la contabilità sia redatta secondo forme rigorose, analoghe a quelle prescritte per i bilanci di società, ma «deve essere idonea a rendere intelligibili ai condomini le voci di entrata e di uscita, con le relative quote di ripartizione», in modo da permettere di stabilire «se l'operato di chi rende il conto sia adeguato a criteri di buona amministrazione» (Cassazione, 9099/2000).

L'amministratore, del resto, è titolare di un mandato che gli impone – come a un qualsiasi mandatario – l'obbligo di rendere il conto della sua gestione alla fine del mandato (articolo 1130, ultimo comma) da sottoporre ad approvazione assembleare insieme all'impiego del residuo attivo della gestione (articolo 1135, n.3).

Mentre il rendiconto è compilato per competenza (con l'indicazione di spese ed entrate in base al momento in cui sorgono), il «resoconto delle entrate e delle uscite», spesso chiamato semplicemente «bilancio», è compilato per cassa (con la specifica delle entrate e degli esborsi effettivamente verificatisi nell'anno).

La giurisprudenza ha evidenziato la distinzione tra rendiconto e bilancio, chiarendo che quest'ultimo elenca per gruppi omogenei le voci di entrata e di uscita, la cui differenza evidenzia un residuo attivo o passivo di cassa.

Le eventuali quote condominiali ancora non riscosse (crediti) e gli eventuali impegni di spesa non evasi (debiti), invece, devono essere riportati in un apposito documento: lo stato patrimoniale.

Una volta approvato il documento, non è più ammessa la possibilità, per i condomini, di contestare i conti o le spese rimettendo un discussione i provvedimenti adottati (Cassazione 3402/1981) salvo impugnare la delibera di approvazione del bilancio.

L'amministratore presenta anche un preventivo delle spese occorrenti per l'anno successivo, con il relativo piano di ripartizione. Anche per l'approvazione del preventivo non è necessaria la presentazione all'assemblea di una contabilità redatta secondo forme rigorose: è sufficiente che le voci di entrata e di spesa – e la relativa ripartizione – siano ben evidenziate.

Inoltre, non è necessario che queste voci siano trascritte nel verbale assembleare, né che siano oggetto di un dibattito analitico in assemblea.

L'amministratore non ha l'obbligo di depositare la documentazione giustificativa del bilancio, ma è tenuto a mettere in condizione i condomini di controllare e di verificare i giustificativi di spesa prima dell'assemblea, nei modi previsti dal regolamento di condominio o – in mancanza di specifiche disposizioni – in modo che tutti possano esercitare facilmente il proprio diritto.

Da notare che la mancata disponibilità della documentazione contabile, riguardante argomenti posti all'ordine del giorno di un'assemblea condominiale in cui si decidono spese particolari, determina l'annullabilità della delibera di approvazione del consuntivo (Cassazione, 13350/2003 e 12650/2008).

L'annullabilità non scatta, invece, se la documentazione non è resa disponibile in sede d'approvazione del preventivo. E questo perché in genere l'approvazione della previsione di spesa viene fatta sulla base della gestione dell'anno precedente e perché la documentazione sulle spese potrà essere ottenuta una volta effettuate, e non in via preventiva (Cassazione, 11940/2003).

Si precisa poi che la possibilità di ottenere dall'amministratore una copia dei documenti contabili (dietro richiesta possibilmente per raccomandata) spetta a ciascun condomino non solo in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ma anche al di fuori di tale sede e «senza la necessità di specificare la ragione».

L'unico requisito (Cassazione, sentenze 15159/2001 e 12650/2008) è che l'esercizio di tale potere non intralci l'attività amministrativa e che la spesa per le fotocopie sia sostenuta dal condomino.

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