mercoledì 4 marzo 2009

Il passaggio di consegna avviene con i documenti.


Subito dopo essere stato nominato dai condomini l'amministratore deve prendere in consegna il condominio.

È tenuto, cioè, a ritirare dal suo predecessore tutta la documentazione che questi ha detenuto per lo svolgimento del suo mandato.

Solo dal momento del cosiddetto «passaggio delle consegne» l'amministratore è messo nella condizione di conoscere le problematiche del condominio che è stato chiamato a gestire e di collaborare con i condomini per cercare di risolverle: è da tale momento che egli di fatto assume i pieni poteri gestionali e, di conseguenza, le responsabilità ad essi inerenti.

La consegna dei documenti rappresenta quindi il punto dal quale comincia a decorrere, per il neo-eletto amministratore, l'obbligo della tutela dei beni comuni e della buona tenuta della contabilità.

Per converso, con il passaggio delle consegne termina totalmente l'incarico del l'amministratore uscente che, con la sottoscrizione del relativo verbale da parte del suo subentrante, si libera da ogni incombenza che sino a tale momento egli è invece tenuto a svolgere per il condominio, nonostante la cessazione dell'incarico.

Solo con il regolare passaggio di consegne è possibile escludere qualsiasi ipotesi di confusione e di responsabilità amministrativa, talché il relativo verbale assume primaria importanza ai fini della prova dell'avvenuto esatto trasferimento dei documenti.
Indipendentemente dai motivi per cui viene a cessare il mandato, l'amministratore uscente deve restituire tutta la documentazione.

Le norme sulla privacy escludono che egli possa trattenere presso di sé le copie dei documenti riconsegnati: cessato l'incarico riprende pieno vigore la disciplina diretta a garantire la riservatezza dei condomini.

L'obbligo di restituzione trova esplicita disciplina nell'articolo 1713 del Codice civile, il quale prevede il dovere del mandatario di rimettere al mandante, al termine dell'incarico, tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato.

Per nessun motivo l'amministratore può rifiutare la riconsegna di quanto da lui detenuto in ragione dell'incarico che ha svolto per il Condominio.

Il diritto di ritenzione infatti non può esercitarsi sui documenti condominiali che, se richiesti, devono essere immediatamente restituiti.

Il rapporto di amministrazione deve essere ricondotto almeno in parte al mandato, talché l'amministratore, alla fine del suo incarico, deve rendere il conto del proprio operato svolto e consegnare tutta la documentazione da lui detenuta.

L'amministratore non può trattenere i documenti neppure sul presupposto di andare creditore di somme nei confronti del condominio.

Sotto tale profilo è opportuno ricordare che se da un lato l'amministratore uscente ha il diritto di chiedere il rimborso di tutte le anticipazioni da lui fatte in esecuzione del mandato, dall'altro è suo onere dimostrare che il rendiconto consuntivo indicante tali anticipazioni sia stato approvato dall'assemblea.

Non è, infatti, sufficiente allo scopo la sottoscrizione del nuovo amministratore apposta in calce al verbale di passaggio delle consegne in cui si sia dato atto dell'esistenza delle anticipazioni stesse.

Simile sottoscrizione deve invero intendersi come semplice ricevuta della documentazione e non già come riconoscimento del debito.

Né può trovare applicazione il privilegio che la legge, con l'articolo 2761 del Codice civile, riserva al mandatario sulle cose del mandante che egli detiene in esecuzione del mandato: ciò in quanto tale tipo di privilegio speciale si riferisce unicamente a beni suscettibili di realizzazione economica, vale a dire a beni che possono essere venduti per ricavarne il prezzo da compensare, in tutto o in parte, con il credito vantato dal mandatario.

Ciò non può accadere per i documenti del condominio, il cui utilizzo è riservato ai condomini.

Nel persistere del rifiuto alla riconsegna, il nuovo amministratore è legittimato ad agire giudizialmente nei confronti del suo predecessore, anche in via d'urgenza, per ottenere la restituzione dei documenti occorrenti al l'esercizio della gestione condominale, senza la necessità di preventiva autorizzazione da parte dell'assemblea, rientrando simile potere tra quelli conferitigli dal l'articolo 1130: il recupero della documentazione costituisce infatti il presupposto indispensabile per potere gestire il condominio.

Nella pratica il passaggio delle consegne si concretizza poi nella redazione di un elenco di tutta la documentazione che viene ritirata dal nuovo amministratore, il più dettagliato possibile così da evitare l'insorgere di possibili postume contestazioni circa la mancanza del l'uno o dell'altro documento: dal libro dei verbali, al regolamento di condominio, alle tabelle millesimali, alle certificazioni degli impianti e alle polizze assicurative, documenti questi tutti indispensabili per una corretta gestione.

Importante anche la chiusura di cassa, documento nel quale indicare tutti i versamenti eseguiti dai condomini e i pagamenti eseguiti sino al momento della consegna.

Solo al termine di tutte queste operazioni può dirsi essersi verificata l'effettiva presa in consegna del condominio da parte del nuovo amministratore.

Per quello uscente, invece, questo momento segna la fine del mandato.

Fonte: Augusto Cirla de Il Sole 24Ore

1 commento:

grandeindio ha detto...

Consigli per il passaggio di consegne:

Il passaggio delle Consegne da un amministratore ad un altro, è uno dei momenti amministrativi più importanti per la gestione condominiale.

Fino ad oggi accade che due menti, due culture e due modi di lavorare si confrontano e si "passano" le carte al di fuori di ogni tipo di controllo da parte dei Condòmini.

La procedura di "passaggio di consegne" è un confronto e un processo che dura un periodo di tempo, e che può risolversi in un conflitto e/o in una mediazione o una conciliazione tra l' amministratore uscente e il condomìnio.

E' bene sapere che l' amministratore subentrante non ha alcun interesse, in questa fase, a creare problemi, e farà di tutto per "appianare" e "nascondere" danni, errori e mancanze, anche se ciò dovesse avvenire contro gli interessi dei condòmini.

E' un problema delicato che i Condòmini possono affrontare, se decidono di voler guardare la realtà, e di voler trovare dei metodi di confronto controllati, in cui essi possano avere voce in capitolo.

E' per tutto quanto suddetto, che La Community AziendaCondomìnio sente la necessità di offrire un servizio utile per rendere chiaro e trasparente il passaggio delle consegne, in modo da garantire ai Condòmini la reale sussistenza di tutti i documenti obbligatori da consegnare ed una situazione di cassa alla data di nomina dell' amministratore subentrante reale e veritiera.

Vi offriamo pertanto dei consigli utili per difendere i vostri interessi di Condòmini:

Nominate un Tutor, cioè un professionista di vostra fiducia che controlli e certifichi il passaggio di consegne, con un documento che resterà nel tempo.

Il vostro Tutor sarà pagato soltanto per difendere i vostri interessi, e pertanto non avrà interesse a non svolgere il lavoro a regola d' arte.

Il vostro Tutor potrà, in caso sia necessario, conciliare e transare le controversie che spesso si verificano, poichè moltissime volte (a vostra insaputa), sussistono ammanchi di cassa, mancanza di documenti, difformità nella gestione dei contratti, confusione nella presentazione della situazione di cassa, etc...etc...

Il vostro Tutor potrà anche svolgere un ruolo di arbitro, cioè una funzione legale prevista dalla legge che vi consentirà di risolvere le eventuali controversie legali in modo veloce ed economico, se non riuscirete ne' a conciliare, ne' a trovare il modo di arrivare ad una transazione.

Il vostro Tutor, infine, potrà essere un valido aiuto per riconoscere i professionisti di qualità, e per evitare i tanti soggetti "arrangiati" per fare affari con i fornitori sulle spalle dei condòmini ignari e disinformati.

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